Riskbedömning i Excel — 5 tecken på att dokumentationen inte håller
Jag granskar SAM-dokumentation hos ungefär 30 företag om året. Samma fem misstag dyker upp om och om igen. Här är vad jag ser.
Hösten 2023 satt jag med HR-chefen på ett medelstort logistikföretag i Stockholm. De hade precis bett mig göra en extern genomgång av deras SAM-dokumentation. De var stolta. "Vi har ett Excel-dokument med 47 risker", sa HR-chefen. "Det är ganska komplett."
Jag öppnade filen. Kolumn F — "åtgärd" — var tom på 45 av 47 raderna. Dokumentet hade skapats 14 månader tidigare. Det hade aldrig uppdaterats. Det hade aldrig delats med skyddsombudet. Den dagen hade jag sett exakt samma situation 12 gånger det året.
— Anna Bergström, FHV-konsult, Stockholm
Som FHV-konsult är det inte mitt jobb att döma de företag jag besöker. Det är mitt jobb att hjälpa dem förstå vad som saknas — och vad som riskerar att skapa problem vid en Arbetsmiljöverket-inspektion. Det externa perspektivet är värdefullt precis för att jag inte sitter i organisationen. Jag ser mönstren tydligare.
Under 15 år har jag granskat SAM-dokumentation hos hundratals svenska företag. Fem tecken återkommer nästan utan undantag i de Excel-filer som inte håller. Om du känner igen något av dem i ditt eget dokument — det är dags att åtgärda det innan Arbetsmiljöverket ber dig göra det.
Letar du efter en mall som faktiskt klarar FHV-granskning och Arbetsmiljöverkets krav?
De 5 tecknen — diagnos av din nuvarande Excel
Varje tecken nedan är en röd flagga jag identifierat i verkliga SAM-dokument. Till varje tecken hör ett laghänvisning, en förklaring av vad det innebär i praktiken och — i de fall det är möjligt — en Excel-formel som hjälper dig att identifiera problemet i ditt eget dokument.
En riskbedömning utan åtgärder är ett dokument som säger: "vi vet att det är farligt, men vi har inte beslutat att göra något åt det." Det är inte bara ett etiskt problem — det är ett juridiskt problem. Identifierade risker utan kopplade åtgärder innebär att SAM-systemet är ofullständigt i lagens mening.
Om riskerna inte omedelbart kan åtgärdas ska arbetsgivaren upprätta en skriftlig handlingsplan. Planen ska ange vilka åtgärder som behövs, vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs och när åtgärderna ska vara utförda.
Räkna antalet tomma celler i åtgärdskolumnen (kolumn F i exemplet) för att få en omedelbar bild av hur många risker som saknar åtgärd:
=ANTAL.OM(F:F;"")Om resultatet är större än noll är dokumentet ofullständigt. Om det är stort — börja med de rader som har högst riskpoäng.
En riskbedömning utan revisionsdatum ser ut som ett dokument som aldrig granskats sedan det skapades. Det spelar ingen roll om innehållet är utmärkt — om ett inspektörsögat inte ser ett revisionsdatum, är antagandet att dokumentet är inaktuellt. I ett företag som genomgår förändringar är ett 18 månader gammalt dokument med största sannolikhet inte längre representativt.
Arbetsgivaren ska fortlöpande undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligen och hållas aktuell.
Lägg till en cell i dokumenthuvudet med "Senast reviderat" — och använd en formel för att automatiskt räkna ut hur länge sedan revisionen gjordes:
=DAGAR(B3;IDAG())Formatera cellen med villkorsstyrd formatering: gul bakgrund om värdet överstiger 180 dagar, röd bakgrund om det överstiger 365 dagar.
Det här är ett av de tydligaste tecknen på att riskbedömningen inte är genuin — den är copy-pastad. När jag öppnar ett Excel-dokument och ser att 40 av 47 rader har exakt samma sannolikhet × konsekvens-kombination (till exempel 3 × 2 = 6 på varje rad), vet jag att ingen verklig bedömning gjorts. Arbetsplatsen är inte homogen. Risker har olika karaktär, olika sannolikhet, olika konsekvenser.
En Arbetsmiljöverket-inspektör som ser identiska poäng kan dra slutsatsen att riskbedömningen gjorts på kontoret utan förankring i det faktiska arbetet. Det är ett tecken på att skyddsombudet och de anställda sannolikt inte involverats — och det kan leda till uppföljningsfrågor om hela SAM-processens integritet.
En verklig riskbedömning har spridning i poängen. Kolla standardavvikelsen för din riskpoängskolumn. Om den är noll — eller nära noll — behöver du gå tillbaka och göra om bedömningen med faktisk input från de som jobbar i miljön.
=STDAV(D:D)Skyddsronden är det viktigaste undersökningsverktyget i SAM-cykeln. Fynd från skyddsronden ska direkt påverka riskbedömningen — det är hela poängen. Om riskbedömningen och skyddsrondsprotokollen är separata dokument utan hänvisningar till varandra saknas den grundläggande kedjan i SAM-systemet. Riskbedömningen vilar inte på en undersökning — den hänger i luften.
Riskbedömningen ska baseras på undersökning av arbetsförhållandena. Skyddsrond är den vanligaste formen för denna undersökning. Utan dokumenterad undersökning som grund saknar riskbedömningen det evidensunderlag lagen kräver.
Lägg till en kolumn "Skyddsrond-referens" i riskbedömningstabellen. Varje riskrad ska hänvisa till det skyddsrondsdatum och det protokollnummer som identifierade risken. Det skapar spårbarhet och visar att bedömningen grundar sig i faktisk undersökning.
Jag frågar alltid: "Var ligger riskbedömningen?" Det vanligaste svaret är ett nätverksmappsnamn. Nästa fråga: "Har skyddsombudet tillgång?" Ofta lång paus. En riskbedömning som bara chefen eller HR kan öppna uppfyller inte lagens krav på delaktighet och transparens. Det spelar ingen roll hur välgjord filen är om de som ska använda den inte kan komma åt den.
Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna och skyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dokumentationen ska vara tillgänglig för skyddsombud och berörda arbetstagare.
Skyddsombud har rätt att ta del av de handlingar och erhålla de upplysningar i övrigt som behövs för skyddsombudets verksamhet. En riskbedömning som skyddsombudet inte kan nå bryter mot denna rätt.
Flytta dokumentet till en delad SharePoint-mapp, ett gemensamt Teams-bibliotek eller ett nätverksutrymme som skyddsombudet och berörda chefer explicit har läsrättighet till. Notera i dokumenthuvudet vem som har åtkomst och sedan vilket datum.
Vad en komplett Excel-mall faktiskt behöver
Baserat på de 5 tecknen ovan kan vi härleda vad en riskbedömningsmall måste innehålla för att hålla vid extern granskning. Det handlar om tre sammanlänkade delar:
En formel som ofta saknas men som är extremt värdefull: den som hittar den earliest öppna deadline i åtgärdsplanen — det vill säga vilken åtgärd som brinner mest. Den kräver en matrisformel:
=MINSTA(OM(F:F<>"Klar";E:E))Placera denna formel i en sammanfattningscell högt upp i dokumentet — gärna i ett dashboardområde på Flik 1. Det ger en omedelbar visuell signal om vad som ska göras härnäst.
Tre saker jag aldrig sett i en Excel-fil som brustit
Det är lätt att fokusera på felen. Men det finns också ett positivt mönster — tre saker som alltid finns i de riskbedömningar som håller, och som aldrig finns i de som inte håller.
- 1. En revisionslogg med datum och namn Inte bara ett "senast uppdaterat"-fält, utan en faktisk tabell med rad per revision: datum, vem som uppdaterade, vad som ändrades. Det visar att dokumentet är levande — inte en engångsprodukt.
- 2. Skyddsombudets namn i ett eget bekräftelsefält Inte nödvändigtvis en digital signatur, men ett fält där skyddsombudet noterar att de tagit del av dokumentet och datum för det. Det är skillnaden mellan "vi visade det för skyddsombudet" och "skyddsombudet har faktiskt sett det."
- 3. Koppling till föregående skyddsrond Varje riskrad har en referens — exempelvis "SR 2025-11-12" — som berättar varifrån risken identifierades. Det skapar ett spår från verkligheten till dokumentet, och från dokumentet till åtgärden.
Riskbedömningsmall som klarar granskning
Byggd för AFS 2001:1, med åtgärdsplan och skyddsronds-koppling. Direkt användbar.
Se mallen på excelkontroll.com →Excel 2016 och nyare · .xlsx · Inga makron